SharePoint & Collaboration - vos documents trouvables en 3 clics, sécurisés et partagés
Fini les fichiers perdus, les 47 versions d'un même document et les "tu peux me renvoyer le fichier ?" par courriel.
Votre serveur de fichiers local est plein, mal organisé et accessible seulement au bureau. Vos employés envoient des fichiers par courriel et perdent du temps à chercher la bonne version. Votre Dropbox ou Google Drive n'est pas assez sécurisé pour vos données d'affaires. ABCnumérique déploie SharePoint Online comme plateforme documentaire et collaborative centrale - accessible partout, sécurisée et intégrée à Microsoft Teams et Outlook.
Évaluer ma gestion documentaire actuelle
Vos documents sont partout - et personne ne sait toujours où est la bonne version.
La gestion documentaire est l'un des irritants les plus universels dans les PME. Documents sur le bureau de quelqu'un. Fichiers dans Dropbox non synchronisés. Pièces jointes de courriels qui constituent la vraie base documentaire. Serveur local accessible uniquement au bureau. Et des noms de fichiers comme "RapportFinal_v3_VRAIMENT_FINAL_2.docx" qui disent tout sur l'état de la situation.
- Les documents importants sont dispersés dans les postes personnels, Dropbox et courriels
- Il existe plusieurs versions d'un même document sans qu'on sache laquelle est la bonne
- Les employés en télétravail ne peuvent pas accéder aux fichiers sur le serveur local
- Il n'y a pas de structure de classement cohérente - chacun organise à sa façon
- Les permissions d'accès ne sont pas définies - tout le monde voit tout
- La recherche d'un document prend plusieurs minutes par jour à chaque employé
du temps de travail des employés est consacré à chercher et récupérer des informations - soit environ 1,5 heure perdue chaque jour par employé de bureau.
McKinsey Global Institute — The Social Economy, 2023
Un SharePoint structuré, adopté et maintenu par votre équipe.
Un SharePoint mal déployé est aussi problématique qu'un serveur de fichiers chaotique. La différence entre un SharePoint que personne n'utilise et un SharePoint qui transforme la collaboration est dans la qualité de la conception initiale et dans l'accompagnement à l'adoption. ABCnumérique conçoit, déploie et forme — dans cet ordre.
Analyse et conception (semaines 1–2)
Entretiens avec les équipes pour comprendre leurs besoins en gestion documentaire et collaboration. Analyse de vos documents existants (volumes, types, accès requis). Conception de l'architecture SharePoint : sites, sous-sites, bibliothèques, listes. Définition de la structure de permissions selon les rôles et les équipes.
Déploiement de la structure (semaines 2–4)
Création des sites et bibliothèques SharePoint. Configuration des permissions et niveaux d'accès. Mise en place de l'arborescence documentaire. Configuration des colonnes de métadonnées (type de document, département, date, statut). Création de vues personnalisées par équipe.
Migration des documents existants (semaines 3–5)
Migration des documents depuis le serveur de fichiers, le NAS, Dropbox ou Google Drive. Nettoyage et dédoublonnage pendant la migration. Application de la structure de métadonnées. Validation de la migration avec les équipes.
Automatisation et intégration Teams (semaine 5)
Connexion des bibliothèques SharePoint aux canaux Teams correspondants. Configuration des flux Power Automate (approbations de documents, notifications, archivage). Activation de la co-rédaction en temps réel (plusieurs personnes éditent le même document simultanément).
Formation et adoption (semaine 6)
Formation des utilisateurs (2 à 4 heures selon la complexité). Guide d'utilisation personnalisé remis à chaque employé. Formation des administrateurs internes (si applicable). Suivi d'adoption à 30 jours.
Ce que vous recevez
Infrastructure SharePoint
- Architecture SharePoint documentée (sites, bibliothèques, listes)
- Sites d'équipe déployés et configurés
- Bibliothèques de documents avec colonnes de métadonnées
- Permissions et niveaux d'accès configurés par rôle
- Page d'accueil intranet (actualités, liens rapides, documents importants)
- Vues personnalisées par équipe et par type de document
Migration et organisation
- Migration des documents depuis vos sources actuelles
- Nettoyage et dédoublonnage des documents migrés
- Application de la structure de métadonnées
- Rapport de migration (documents transférés, laissés de côté, raisons)
Automatisation
- Intégration Teams ↔ SharePoint (accès aux fichiers depuis Teams)
- Flux Power Automate configurés (approbations, notifications, archivage)
- Co-rédaction en temps réel activée
- Recherche intelligente configurée (par métadonnées et contenu)
Formation
- Formation utilisateurs SharePoint et Teams (2 à 4h)
- Guide d'utilisation personnalisé (comment naviguer, chercher, partager)
- Formation administrateur interne (si applicable)
- Suivi d'adoption à 30 jours avec ajustements
Questions fréquentes
Ce service se combine naturellement avec
Prêt à passer à l'action avec ABCnumérique ?
Discutons de vos enjeux. Notre audit de maturité numérique gratuit vous donne un portrait clair en 30 minutes.