Gestion documentaire & numérisation de documents - du papier au numérique, du chaos à l'ordre
Fini les classeurs qui débordent et les documents introuvables. Tout est numérisé, classé, trouvable en 3 secondes et conforme à vos obligations légales.
Vos contrats sont dans un classeur. Vos factures sont dans trois systèmes différents. Vos politiques internes sont dans un dossier que personne ne sait retrouver. Et vos obligations de rétention documentaire - fiscales, légales, Loi 25 - ne sont documentées nulle part. ABCnumérique structure votre gestion documentaire de bout en bout : numérisation, classement, politiques de rétention et destruction conformes.
Évaluer ma gestion documentaire actuelle
Vos documents sont une mine d'informations enterrée sous des couches de désorganisation.
La gestion documentaire déficiente n'est pas seulement un irritant quotidien - c'est un risque légal, opérationnel et financier. Un document introuvable lors d'une inspection fiscale. Un contrat expiré dont personne n'a vu la clause de renouvellement. Des données personnelles conservées indéfiniment en violation de la Loi 25. Ces situations surviennent régulièrement dans les PME qui n'ont pas de système documentaire structuré.
- Vous cherchez régulièrement des documents importants pendant plusieurs minutes ou heures
- Vos documents papier ne sont pas numérisés - une panne, un incendie et c'est perdu
- Il n'existe aucune règle sur combien de temps conserver chaque type de document
- Des renseignements personnels sont conservés indéfiniment dans des classeurs non sécurisés
- Votre équipe ne sait pas où classer un nouveau document - chacun improvise
- Vous avez des obligations légales de rétention (fiscales, RH) que vous ne respectez peut-être pas
des documents papier sont perdus ou mal classés dans les organisations qui n'ont pas de système de gestion documentaire structuré - et 3 % ne sont jamais retrouvés.
AIIM — State of Intelligent Information Management, 2023
Un système documentaire complet. Numérisé, classé, conforme.
Notre approche de gestion documentaire couvre l'intégralité du cycle documentaire : de la numérisation des documents papier existants à la mise en place d'un système de classement que vos équipes adoptent naturellement, en passant par des politiques de rétention conformes à vos obligations légales et à la Loi 25.
Audit documentaire (semaine 1)
Inventaire des sources documentaires actuelles : documents papier (volumes estimés par type), fichiers numériques existants (SharePoint, serveur, Dropbox), courriels avec pièces jointes importantes, formulaires et documents récurrents. Identification des obligations légales de rétention applicables à votre secteur. Rapport d'audit avec recommandations.
Conception du système de classement (semaine 2)
Développement de la taxonomie documentaire : plan de classement par département, type de document et cycle de vie. Définition des métadonnées obligatoires pour chaque type de document (type, date, département, confidentialité, date d'expiration). Définition des politiques de rétention par type (combien de temps conserver, où, comment détruire).
Numérisation des documents papier (semaines 3–6)
Numérisation haute qualité des documents papier prioritaires. Reconnaissance optique de caractères (OCR) pour rendre les documents consultables. Indexation et classification automatique selon la taxonomie définie. Contrôle qualité post-numérisation.
Déploiement dans SharePoint (semaines 4–7)
Configuration de la structure SharePoint selon la taxonomie documentaire. Migration des documents numériques existants. Configuration des workflows d'approbation et de signature numérique. Configuration de la recherche intelligente. Application des politiques de rétention automatiques.
Formation et adoption (semaine 7–8)
Formation des équipes au nouveau système (2 heures). Guide de classement remis à chaque employé. Procédures de traitement des nouveaux documents. Suivi d'adoption à 30 jours.
Ce que vous recevez
Audit et conception
- Rapport d'audit documentaire (volumes, types, sources)
- Taxonomie documentaire personnalisée (plan de classement)
- Définition des métadonnées par type de document
- Matrice des obligations de rétention (légales + Loi 25)
- Politique de rétention et de destruction documentée
Numérisation des documents
- Numérisation haute qualité des documents papier prioritaires
- OCR (reconnaissance optique de caractères) — documents consultables
- Indexation et classification selon la taxonomie
- Contrôle qualité post-numérisation
- Certificat de destruction des originaux papier (si applicable)
Infrastructure documentaire
- Structure SharePoint configurée selon la taxonomie
- Migration des documents numériques existants
- Workflows d'approbation et de signature numérique
- Recherche intelligente par métadonnées et contenu
- Politiques de rétention automatiques configurées dans SharePoint
- Alertes d'expiration de documents (avant destruction automatique)
Formation et documentation
- Formation des équipes au nouveau système (2h)
- Guide de classement personnalisé (qui classe quoi, où, comment)
- Procédures de traitement des nouveaux documents
- Procédure de destruction sécurisée des documents en fin de rétention
Questions fréquentes
Ce service se combine naturellement avec
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